Mengurus Izin Sekolah Anak Setelah Tugas Belajar di Luar Negeri

Mengurus administrasi sekolah seringnya menjadi momok bagi para orang tua yang dinas/bertugas di luar negeri saat mereka akan kembali ke tanah air. Sebagian dari mereka bahkan merelakan untuk pulang terlebih dahulu ke tanah air sebelum back for good (BFG).

Beberapa kendala yang ada diantaranya: ketidakjelasan apa saja yang harus disiapkan, bagaimana caranya, berapa biayanya, berapa lama ngurusnya, kepada siapa, dan siapa yang bisa saya tanya. Saya sendiri mengalami hal yang serupa beberapa waktu yang lalu, melalui tulisan ini saya hendak membagi pengalaman saya dengan harapan bermanfaat bagi teman-teman lain yang menghadapi hal yang serupa.

Langsung saja ya, prosesnya saya bagi 2 (ditambah beberapa catatan tambahan):

[1]. Di Negara Asal (luar negeri):

  1. Surat keterangan dari sekolah asal
    Untuk meminta surat ini kita akan ditanyakan kapan anak mulai belajar di sekolah tersebut dan hari/tanggal terakhir berada di sekolah. Prosesnya sangat mudah, datang saja ke school office lalu isi exit form yang mereka berikan, biasanya setelah 1-2 hari kita bisa ambil suratnya (terkadang bahkan hanya butuh 10 menit). Surat ini berguna untuk menginformasikan level/kelas anak kita saat ini. Surat ini juga akan digunakan saat meminta surat pengantar dari kedutaan/konjen RI di negara asal, di DikBud saat minta Surat Penyaluran/Penyetaraan, dan kelak di sekolah tujuan di tanah air. Contoh suratnya seperti ini (LiNK).
  2. Surat keterangan dari KonJen/kedutaan RI
    Surat ini berguna sebagai acuan ketika mengurus administrasi di DikBud dan juga (terkadang) diminta di sekolah tujuan di tanah air. Untuk teman-teman di Australia bisa mengacu ke Link ini. Normalnya proses ini hanya dilakukan lewat email saja & membutuhkan waktu 3 hari kerja. Lampiran yang dibutuhkan: Paspor orang tua dan anak, Formulir permohonan yang sudah diisi (download di link di atas), Surat keterangan dari sekolah awal (point 1).
  3.  Hubungi Sekolah Tujuan
    Okay, here is an important trick. Sebenarnya proses ini bisa dilakukan oleh saudara/teman/tetangga/perwakilan di tanah air. Sehingga kita tidak perlu langsung ke tanah air. Bahkan seperti kasus saya diskusi bisa dilakukan lewat email & WhatsApp. Hal yang perlu disampaikan: rencana kita untuk memindahkan anak kita ke sekolah tersebut, ketersediaan kuota kelas, biaya, jadwal pendaftaran, syarat dari sekolah, minta brosur sekolah, tanya akreditasi sekolah, fasilitas, dsb.Saran saya lagi, agar pengurusan efisien lakukan hal ini saat menunggu poin 1 atau 2 di atas selesai.

    Catatan penting yang perlu didiskusikan dengan sekolah tujuan: Jika anak kita sudah punya NISN (Nomer Induk Siswa Nasional) maka kita “aman”. Namun jika belum, maka sulit/mudahnya proses berikutnya bergantung pada kelas berapa anak kita. Jika anak kita kelas 5 SD ke bawah, maka masih relatif “aman”. Tapi jika sudah kelas 6 SD ke atas dan belum punya NISN, maka wajib dibicarakan dengan hati-hati ke sekolah. Ada sekolah-sekolah yang enggan menerima murid kelas 6 SD ke atas yang belum ber-NISN. “Konon kabarnya” birokrasinya cukup rumit dan lama.

  4. Siapkan Rapor anak
    Jika anak kita  >3 tahun bersekolah di luar negeri, maka siapkan raport cukup 3 tahun terakhir. Jika kurang dari itu, cukup seadanya. Raport terakhirnya di legalisir. Sebaiknya di legalisir sekolah, tapi kalau di Australia bisa juga di legalisir di JP (Justice for Peace).
  5. Apply penyaluran &/ Penyetaraan online di DikBud
    Ok, yang ini awalnya kalau ndak tau akan lumayan ribet. Tapi kalau sudah tau informasinya jadi mudah. Jadi begini …
    [1]. Link sistem online DikBud: http://119.235.30.114/.
    Things to do: Daftar dulu account, lalu verifikasi, kemudian login. Setelah login, perhatikan poin berikut.

    [2]. Kalau anak kita lulus SD/SMP/SMU di negara lain maka nanti di sistem DikBud harus melakukan 2 pengurusan: “Penyetaraan” dan “Penyaluran“.  Kalau anak kita hanya SD/SMP/SMU tapi tidak mendapatkan ijazah di luar negeri, maka cukup isi form “penyaluran”. Prosesnya seketika, artinya setelah di submit maka proses online-nya selesai. Proses selanjutnya nanti akan dilakukan di tanah air dengan menunjukkan bukti fisik.

    Jika harus penyetaraan, maka setelah isi form online, maka kita harus menunggu beberapa hari untuk aplikasi online tersebut di setujui.  Kalau beruntung bisa jadi hanya satu hari. Sama seperti penyaluran, kita tetap perlu menunjukan berkas asli kelak di tanah air.

    Catatan penting, terutama bagi mereka yang berdomisili jauh dari Jakarta. Proses verifikasi bukti fisik bisa diwakilkan oleh orang lain. Tapi saran saya jangan pernah menggunakan calo. Saya akan jelaskan alasannya nanti saat saya menerangkan prosedur di tanah air.

    [3]. Dokumen yang perlu di unggah: Pas Foto, paspor, surat dari Konjen/kedutaan, Ijazah, transkrip nilai, kurikulum, akte kelahiran, rapor 3 tahun terakhir.

    Catatan Penting: Sistem online DikBud tidak menerima file pdf!!!… File harus berbentuk PNG/JPG. Saran saya pakai adobe acrobat, lalu pilih “split file” untuk secara automatis memecah file pdf yang terdiri dari beberapa halaman. Atau buka file pdf di Adobe Photoshop, pilih open all, lalu save satu persatu sebagai png/jpg.

    Catatan penting lainnya dari pengunggahan file adalah, jangan hawatir bila beberapa dokumen tidak ada. Misal di Australia tidak ada UN, sehingga transkrip tidak ada. Maka tidak mengapa kolom unggahan di kosongkan, tapi beri keterangan di kolom komentar yang tersedia.

    Catatan penting lain lagi. Terkadang kurikulum sekolah sangat banyak halamannya (misal >30). Maka kita tak perlu mengunggah dokumen tersebut. Cukup berikan link saja dari website resmi di negara asal (misal link dari website sekolah).

  6. [Optional] Update komunikasi dengan sekolah tujuan
    Saat berkas-berkas dari sekolah asal, konjen, raport yang dilegalisir, dan bukti online kepengurusan dikbud sudah tersedia, maka sebaiknya berkas-berkas ini dikirimkan (lewat email saja) ke sekolah tujuan.  Tujuannya agar sekolah sedini mungkin mempersiapkan kedatangan anak kita.

Ok, kurang lebih hal-hal tersebut diatas yang perlu kita siapkan di negara asal. Tentu saja ditambah hal-hal lain seperti menyiapkan dana (curcol :p ), memperkenalkan anak dengan kurikulum dan mata pelajaran Indonesia, memberitahu anak informasi tentang sekolah di Indonesia, dan lain-lain. Sekarang mari kita bahas tentang proses selanjutnya di tanah air.

[2]. Proses di Indonesia

Tentu saja sepulang-nya ke tanah air kita masih lelah (jet lag) dan terkadang ingin kangen-kangenan dengan sanak saudara atau orang tua. Namun, sayangnya bagi orang tua bersantai-santai & istirahat terkadang adalah sebuah hal yang  mewah (curcol lagi :p ).  Berikut adalah hal-hal yang perlu dilakukan untuk melanjutkan proses diatas.

  1. Verifikasi Berkas ke DikBud
    Seperti yang dijelaskan di atas proses-nya bisa diwakilkan. Verifikasi dilakukan di Sekretariat e-Layanan Pendidikan Dasar dan Menengah, Komplek KEMDIKBUD Gedung E Lantai 14, Jl. Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta. Perhatikan, gedung ini bukan gedung utama Pusat Layanan terpadu (PLT). Gedungnya di belakang sebelah kiri.Saat masuk gedung dan ke lantai 14, hati-hati disini banyak calo. Hiraukan saja mereka dan ga usah tanya-tanya ke mereka. Takutnya malah dibikin ribet, disuruh bayar, dll. Langsung saja ke arah kiri dan cari ruangan dengan tulisan “Sekretariat layanan Pendidikan dasar dan Menengah”, kalau masuk ruangan tersebut di meja paling depan akan ada meja penyetaraan (kanan) dan penyesuaian (kiri).

    Catatan penting: Selama kita sudah melakukan proses online, proses verifikasi cepat dan gratis. Jika melakukan penyetaraan kita perlu menunjukkan juga bukti kalau proses online sudah disetujui. Kalau penyaluran, nanti kita disuruh Foto Kopi surat pengantar yang disiapkan DikBud sebanyak 4 lembar. Foto kopi bisa dilakukan di lantai tersebut (di pojok ruangan). Siapkan uang pas sekitar 2 ribu untuk keperluan hal tersebut.

  2. Pendaftaran di Sekolah Tujuan
    Proses ini sangat bergantung dengan sekolahnya. Jika sekolahnya sama dengan sekolah anak dahulu sebelum ke luar negeri, biasanya akan jauh lebih mudah.Berkas yang disiapkan-pun berbeda-beda. Kalau pengalaman pribadi saya kemarin yang perlu disiapkan adalah : dana (bisa jadi cukup besar #CurColTerusss), Materai, Pasfoto orang Tua dan anak, berkas-berkas diatas, isi formulir pendaftaran, dll.

    Walaupun nampaknya mudah, jangan remehkan tahap ini. Pengalaman saya, banyak sekali form dan berkas yang harus disiapkan. Luangkan 1-3 hari untuk proses ini. Beberapa sekolah juga mengadakan psikotes kepada anak kita. Tujuannya sangat baik, untuk menilai kesiapan anak kita di sekolah tersebut. Jika diperlukan mereka akan menyiapkan semacam program matrikulasi untuk anak-anak kita.

Kurang lebih “hanya” itu proses di tanah air yang harus dilakukan. Ada beberapa catatan tambahan yang juga sebaiknya diperhatikan.

  • Perhatikan Jadwal pendaftaran sekolah tujuan
    Di beberapa sekolah menerapkan pendaftaran dalam beberapa gelombang. Biasanya gelombang pertama lebih murah biaya pendaftarannya dan anak kita memiliki kemungkinan diterima yang lebih besar.
  • Perhatikan waktu mulai belajar di sekolah Asal dan Tujuan
    Jika orang tua jeli, maka ia bisa menetapkan waktu optimal agar anak kita mengalami “reverse culture shock” dan penyesuaian seminimal mungkin. Memulai belajar di awal tahun pelajaran akan lebih memudahkan anak-anak kita ketimbang di pertengahan tahun pelajaran. Memudahkan maksudnya dalam adaptasi kurikulum dalam negeri dan dalam bersosialisasi.

Kurang lebih itulah proses yang harus dilakukan Ayah-Bunda … Semoga penjelasan di atas walau mungkin membingungkan (mungkin juga menakutkan), tapi semoga bisa menjelaskan apa yang harus disiapkan/dilakukan untuk buah hati kita tercinta.. :)   … Please remember it’s hard for our children too, so please keep smiling and SemangKa!!! … :)

We take care of our children, even more than our self.

We take care of our children, even more than our self.

 

PS:
Link-link lain yang bisa dijadikan referensi:

Leave a Reply